Nos hemos pasado los últimos años colaborando con diferentes Agencias Digitales, en este tiempo hemos buscado identificar sus principales necesidades y crear soluciones que les permitan cumplir sus objetivos y reducir la sobrecarga de costos operativos.
El Consumo de Recursos Humanos
Puede resultar sorprendente, pero hemos podido observar que en una agencia que tiene la medición como un factor relevante se destina como promedio un 30% del tiempo de los especialistas en elaborar reportes, fuera del gasto que esto constituye también existe un impacto en la satisfacción de ellos, ya que la gran parte de este trabajo es operativo y mecánico y solo una pequeña proporción del mismo aprovecha sus capacidades como especialistas Digitales, lo más dramático es que usualmente una agencia tiene menos de un 30% de margen de utilidades, es decir que en una de las líneas de negocio con mayor importancia estamos reduciendo la utilidad a niveles extremos.
Lo más preocupante es que muchas agencias trabajan sin data, o con data que recopilan de forma manual, la que inevitablemente llega con algún retraso, otro punto importante es que no todos los reportes sirven para todo uso, de forma que vamos a definir algunos tipos de reportes que corresponden a ciertas necesidades:
1.- El Dashboard: es el más utilizado y es sumamente útil para revisar la data de forma continua. Hoy en día existen diversas herramientas que nos permiten cruzar información de diferentes canales, de forma similar a como lo hace Omnigy, la principal diferencia se encuentra en el nivel de complejidad de su configuración, si la herramienta es más compleja brindará más opciones y requerirá de mayor aprendizaje y conocimiento técnico.
2.- El reporte de incidencias: Es un reporte que parte del Dashboard, que se crea en segundos y que nos permite crear una presentación rápida para envirla al equipo o a quienes administran la campaña acompañado de comentarios.
3.- El Reporte de Datos: mucha de la información se debe procesar para ser consumido, es por ello que muchos especialistas utilizan Excel o Google Spreadsheets para pre-procesar la data, la que se presenta en la misma hoja o se exporta a otra plataforma, en Omnigy contamos con una extensión de Google Spreadsheets que nos permite extraer la información automáticamente desde el canal digital para su procesamiento rápido.
4.- El reporte Gerencial: Es un resumen de la data pero requiere de una mejor presentación que la que nos brindan los reporteadores comunes, muchas empresas y agencias exportan sus gráficos manualmente, lo cual suele tomar algún tiempo. En el caso de Omnigy también tenemos una extensión de Google Slides de forma que puedes crear un reporte automáticamente y actualizarlo cuando lo requieras.
5.- El Reporte de Objetivos: es donde consolidas la información de tus KPIs, los que tienen un responsable y un objetivo para cada período de tiempo, el Reporte de Objetivos debe ser revisado de forma periódica para asegurar su cumplimiento, frecuentemente se utilizan indicadores de semáforo para tener una visión rápida y eficiente.
Cada uno de los casos anteriores presenta una problemática diferente y es por lo tanto recomendable resolverlo con la herramienta adecuada. Los dashboards nos brindan información al instante, los informes rápidos nos dan velocidad de análisis y comunicación, el Spreadsheet capacidad de manipular la data, El Reporte Gerencial una excelente presentación y los reportes de Objetivos visibilidad para el cumplimiento de las metas que nos ponemos a lo largo del tiempo.
Prueba los diferentes tipos de reporte de nuestra herramienta en www.omnigy.com y envíanos tus comentarios, nos interesa continuar aprendiendo de cada uno de nuestros usuarios.
