Cual es la diferencia entre un KPI y un Indicador

Los Indicadores

Como es evidente por su mismo nombre un indicador es algo que nos indica algo, de acuerdo a su definición es “un dato o información que sirve para conocer o valorar las características y la intensidad de un hecho o para determinar su evolución futura”, es decir que nos sirve en primer lugar como una forma de abstracción, así que eligiendo un indicador adecuado podemos observar ciertas características del objeto o evento de observación.

Hoy en día, debido a la explosión tecnológica los especialistas trabajan con una gran cantidad de indicadores, los que brindan información desde diferentes puntos de vista: los recursos que disponemos y la forma en que se consumen, los clientes actuales o potenciales y sus acciones, nuestros colaboradores y su performance, etc.

La forma en que se visualizan los indicadores usualmente es el Dashboard, una pantalla en la cual podemos consolidar gran cantidad de información en espacio muy reducido y en el cual contamos con diferentes gráficos que se ajustan a la información que requerimos y a la forma en que podemos visualizarla para poder aprovecharla mejor.

La segunda forma en que se suelen visualizar los indicadores es en un Reporte o Informe, en este documento los gráficos se acompañan del análisis de los especialistas y son creados para comunicar información relevante a quienes toman las decisiones estratégicas.

Los KPIs

KPI por sus siglas en Ingles ( Key Performance Indicator ) significa Indicador Clave de Performance, es decir que un KPI es un tipo de Indicador que tiene las siguientes características:

• Es más relevante (clave) que otros indicadores
• Está relacionado a la ejecución (performance), es decir a las acciones que realiza nuestro equipo al orientarse a un objetivo específico

Un KPI es entonces una medida del nivel de rendimiento de un proceso, y donde el valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado previamente.

De acuerdo a Wikipedia: << Los KPIs se organizan en un “Cuadro de Mando”, donde se recogen los más importantes, sobre la base de los objetivos de la empresa y se esquematizan de un modo claro. Es importante escoger los indicadores correctos y que no sean incompletos ya que los resultados se podrían ver afectados o no se alcanzarían los objetivos. Los KPI son “vehículos de comunicación”: permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión empresarial o visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa. Los KPI tienen como objetivos principales medir el nivel de servicio, realizar un diagnóstico de la situación, comunicar e informar sobre la situación y los objetivos, motivar a los equipos responsables del cumplimiento de los objetivos reflejados en el KPI y, en general, evaluar cualquier progreso de manera constante >>

El Cuadro de Mando o “Scorecard” es una herramienta que sirve para adquirir, distribuir y comunicar información relevante a una estrategia y permite  asignarla a responsables específicos y relacionar dicha información con metas claras y objetivas.

Para identificar y utilizar nuestros KPIs requerimos:

• Tener claros nuestros procesos de negocios
• Tener objetivos de rendimiento definidos
• Tener una medida cualitativa de los resultados que esperamos
• Tener una fuente confiable y segura de información
• Contar con la información relevante en el momento adecuado

Para definir KPIs se suele aplicar el acrónimo S.M.A.R.T, para buscar KPIs que sean:

• ESpecíficos (Specific)
• Medibles (Measurable)
• Alcanzables (Achievable)
• Relevantes (Relevant)
• Temporales (Timely), en el sentido de que sea posible hacer un seguimiento de su evolución en el tiempo.

Definir los Indicadores y KPIs adecuados para monitorear nuestra estrategia, diferenciarlos claramente entre quienes ejecutan y quienes la administran manteniendo informados a cada responsable de su evolución, extraerlos de forma eficiente, distribuirlos rápidamente y darles visibilidad manteniendo la seguridad de la información crítica, definir objetivos claros y medibles y controlar su evolución a lo largo del tiempo son hoy en día requisitos clave para ejecutar acciones de forma competitiva.

La revisión periódica es la única forma que tenemos de lograr mejorar nuestros resultados, hoy en día aprendemos de nuestras acciones, ya que trabajamos en un entorno sumamente cambiante. Cada acción que realizamos – medida adecuadamente – es una oportunidad de mejorar nuestros resultados.

¿ Trabajas con KPIs e Indicadores de forma diferenciada ? tienes un monitoreo de objetivos asignados a responsables ? ¿ está tu equipo alineado a metas específicas ? ¿ revisan los resultados luego de cada actividad ?